Wikis definieren sich bereits durch die Namensgebung. Wie allgemein bekannt ist Wiki das hawaiianische Wort für "Schnell!" und so sollen sie auch verstanden werden: Als schnelle Eingabe von Daten die untereinander strukturiert sind, also untereinander verlinken. Sieht man es aus dieser Warte, dann kommen fünf Punkte in Betracht die nur scheinbar dafür sprechen, Wikis als Komplettersatz für Knowledge Management Systeme einzusetzen:


1. Wiki wird hervorragend aufgenommen, jeder will, jeder kann, Ergo: Jeder wird

Neue Besen kehren gut, diese alte Bauernweisheit soll gerade auch beim Einsatz technischer Werkzeuge gelten. Es gibt wohl viele technische Werkzeuge (u.A. vor allem im Intranet) die angeschafft, angepriesen und angetestet wurden um dann in der Versenkung zu verschwinden. Auch ein Wiki bietet keine Garantie, dass es kontinuierlich weitergenutzt wird.

2. In einem Wiki geht es leichter, schneller, besser zu dokumentieren als in KM-Systemen

Auf den ersten Blick und am Anfang der Dokumentationsarbeit stimmt das, denn dafür wurden Wikis erfunden: "Schnell!". KM-Systeme haben oftmals Regeln, wie genau Strukturen und Dokumente aufzubauen sind, um sie im System zu hinterlegen / wiederfindbar zu gestalten. Hier ist auch der Punkt, der gegen Wikis spricht: Diese Meta-Informationen, die Möglichkeiten gegen sie Tests zu fahren (z.B. auf Vollständigkeit der Dokumentation) etc. gehen bei einem Wiki deshalb verloren, weil sie so nicht zur Einpflege vorgesehen sind.

3. Wikis werden mehr genutzt, sie sind groß im Kommen, quasi ein "Hype"

Jeder Hype flaut ab. Das Problem bei einem KM-System ist nicht die (technische) Einführung, sondern die beständige Arbeit an den Inhalten und an deren Aktualität. Zwar ist die "Einstiegsschwelle" diese Arbeit zu verrichten bei Wikis um ein vielfaches niedriger (die Arbeit an sich geht auch leichter von der Hand) als bei KM-Systemen, jedoch ist nicht automatisch davon auszugehen, dass ein Mitarbeiter, der das vorhandene KM-System nicht nutzt dafür beständig das Wiki-System nutzen wird. Oftmals wird ein neues System am Anfang übermäßig, nach einer Einpegelzeit kaum mehr genutzt.
Das Beispiel Wikipedia kann dieses Argument nicht entkräften. Ist es nämlich im Internet so, dass Wikipedia aus einem großen "Pool" an deutschstämmigen "Redakteuren" schöpfen kann (bei dem es nicht auffällt, wenn ein Redakteur seine Arbeit immer weiter zurückschraubt oder gar einstellt), so kann in einer Firma / einem Intranetsystem der Wegfall eines Mannes die Dokumentation ad absurdum führen.

4. Die Querverweise sind in Wikis leichter zu gestalten und deswegen aktueller

Praktisch kein KM-System wird eine so einfache Eingabe gewährleisten wie ein Wiki-System. Jedoch darf man nicht vergessen, dass ein Wiki die Informationen nicht wirklich hierarchisch speichert, sondern als Sammlung von Verlinkungen auf Dokumente. Einen Teil der Informationen abzubilden macht deshalb keinen Sinn, also stellt sich die Frage nach der weiteren Auswertung des enthaltenen Wissens. Kann ich nicht ohne Probleme Teile des Wissens herausziehen, so kann ich auch nicht deren Alleinstellungsgültigkeit prüfen.
Hier wird der Vorteil des schnellen Gestaltens dadurch eingekauft, dass eine echte Hierarchie aufgegeben wird, der Inhalt von Wikis ist immer "global" zu sehen, Inhalte von "Knowledge" dagegen nicht.

5. Wiki ist so beliebt, weil es ein "kann" -, kein "muss" - System ist

Genau das, was die Beliebtheit von Wikis ausmacht ist auch eines der größten Probleme. Zwar gibt es verschiedene technische Hilfsmittel (Auswertungen, Statistiken, Versionierung etc.) die einfach angewandt ein Streiflicht auf die Dokumentationsarbeit werfen können, ein Wiki ist aber zuallererst anarchisch aufgebaut. Will man jedoch Knowledge Management erfolgreich betreiben, so kann der Satz "KM kann sein, muss aber nicht" nicht mehr gelten. Hier stehen sich beide Ansätze direkt entgegen.

Also haben Wikis gar nichts im Knowledge Management zu suchen? Das hieße das Bade mit dem Kinde ausschütten. Wie in dem Artikel der IT Week geschrieben, können Mitarbeiter motiviert werden, bei KM-Systemen mitzuarbeiten, wenn etwas einfaches, schlankes wie ein Wiki dabei herauskommt (ganz davon abgesehen, dass ein gutes KM-System die im Artikel gepriesenen Vorteile, zum Beispiel der Versionierung und der Statistiken, von Haus aus beherrschen sollte).
Allerdings sollte ein Wiki kein KM-System ersetzen, sondern lediglich ergänzen. Dies werden die Hersteller dieser System bestimmt auch entdecken oder schon entdeckt haben, die Zukunft der Werkzeuge des Knowledge Managements bleibt also spannend.

Jürgen Melchhammer, itechWorks