Ein Aspekt von Wissensmanagement ist 'Wissen auffinden, zugängig machen'. Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen, stellen Wissen (zumindest Information) dar, das häufig schon in dem Moment verloren geht, da das Dokument nicht auf dem richtigen Server, im richtigen Verzeichnis mit dem richtigen Namen gespeichert worden ist. Vor allem die kleinen Unternehmen haben kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und soweit vorhandene Ablage- und Namenskonventionen werden nur selten von allen Mitarbeitern konsequent eingehalten. Für Kleinbetriebe und Einzelunternehmer bietet der Einsatz von Desktop Search Engines eine Zeit und Nerven sparende Lösung. Googles Desktop Search ist vielleicht das bekannteste Tool - es gibt aber bessere.
Die Desktop Search Engine wird auf dem Arbeitsplatz installiert und funktioniert wie eine Internet-Suchmaschine mit dem Unterschied, dass sie nicht das Internet nach Dokumenten durchsucht, sondern die lokale Festplatte und - soweit gewünscht - Netzwerklaufwerke. Das Finden eines Dokumentes - und darum geht es ja - erfolgt dann über eine Volltextsuche, das heißt über Stichworte oder sogar über ganze Textpassagen. Z.B. wird die Eingabe eines Firmennamen alle dazugehörigen Dokumente finden, egal ob diese unter Angebot, Rechnung oder im Verzeichnis "in Arbeit" abgelegt sind. Weitere Angaben, wie z.B. ein Produktname oder der Name eines Mitarbeiter reduzieren die Liste der Ergebnisse.
Sie sagen, das kann die normale Windows-Suche auch? Das ist richtig, aber Windows' eingebautes Tool findet nicht so schnell und nicht so viel. Aufgrund der verwendeten Methode finden Desktop Search Engines in Sekundenbruchteilen, wozu Windows oft Minuten, wenn nicht Stunden benötigt. Außerdem finden diese kleinen Helfer auch E-Mails, Bilder, Musik, Filme, Adressen, Favoriten (alias Bookmarks), besuchte Webseiten, ja sogar Dokumente, die man als Anlage zu E-Mails erhalten hat.
Desktop Search Engines sind ein unverzichtbarer Baustein für das persönliche Wissensmanagement (Personal Knowledge Management - PKM). In kleinen Büros vereinfachen Sie außerdem den Zugriff auf zentrale Dokumente dramatisch und reduzieren Grundsatzdiskussionen über die richtigen Ablagestrukturen auf ein Minimum.
Der Einsatz dieser Tools kann aber bei Netzwerken mit mehr als 10 Arbeitsplätzen zu einem erheblichen Verkehrsaufkommen und zu hoher Serverlast führen, da die kleinen Suchmaschinen - soweit sie nicht entsprechend konfiguriert werden - ständig die Festplatte und das Netz nach neuen Dokumenten durchsuchen.
Hier eine Übersicht der derzeit wichtigsten Desktop Search Engines:
Die unserer Meinung nach beste Lösung ist Copernic. Das liegt vor allem an zwei Dingen: Copernic hat die beste Voransicht und kann sehr flexibel konfiguriert werden.
Angeblich soll sogar AOLs zukünftige Desktop Suchmaschine auf Copernic aufsetzen.
Ein kleiner Tipp für Benutzer des RSS-Readers SharpReader: Binden Sie das Verzeichnis C:\Programme\RssReader in die Suche ein und Sie finden auch innerhalb Ihrer RSS-Feeds, da SharpReader von den Feeds HTML-Dateien anlegt.
[Update 28.10.2005]
Wenn Sie (statt SharpReader) den kostenlosen Outlook Plugin attensa verwenden, dann werden alle Blogs gleich wie Mail gescanned und erfasst. Siehe auch das Beispiel in FUTURETALK abonnieren.
Stefan Weiß, FUTURELAB
